Как правильно увольнять? Советы и чек-лист для успешного оффбординга

Хорошо попрощаться с сотрудником также важно, как и радушно его принимать. От того, как вы уволите человека, даже если это уход по собственному желанию, зависит его отношение к компании. Если вы хотите, чтобы он хорошо отзывался о вашей компании и советовал ее другим, важно правильно провести оффбординг. 

Вот наглядный пример, как делать не надо. В апреле 2020 года американский сервис аренды самокатов Bird уволил 30% персонала в  Zoom. Сотрудникам отключили видео и звук, а записанный голос из записи сообщил «приятную» новость. Вероятность, что после того, как с людьми поступили таким образом, они  захотят вернуться в компанию или хотя бы порекомендуют ее – ничтожно мала. 

Давайте разберемся, какую пользу можно извлечь из оффбординга и чем он отличается от адаптации.  

Увольнение сотрудников: две основные цели

Увольнение зачастую не вызывает позитивных эмоций, но в любой ситуации есть и плюсы. Увольнения могут помочь  компании оптимизировать внутренние процессы  и стать мудрее в плане найма специалистов. 

Последнее взаимодействие с сотрудником влияет на внутренний и внешний бренд работодателя. Впечатления от процесса расставания очень влияют на то, какое мнение о компании останется у человека. 

Оффбординг и онбординг: в чем разница?

Увольнение и адаптация как две параллельные линии, которые никогда не пересекутся. Если процесс онбординга можно сравнить с медовым месяцем на новом рабочем месте, то оффбординг больше похож на развод в ситуации, когда обе стороны хотят сохранить хорошие отношения. 

Во время онбординга сотрудники знакомятся с коллегами, компанией, узнают ее ценности и соотносят их со своими. Цель адаптации  – постепенное вхождение нового сотрудника в коллектив и построение основы для крепких и доверительных отношений между работодателем и сотрудником.  А увольнение – это просто прощание. 

Почему  правильный оффбординг так важен? 

При увольнении сотрудника важно помнить, что он уходит из компании, а не улетает на Марс. Не исключено, что вам еще придется пересекаться. 

Основные причины, по которым стоит расстаться на позитивной ноте. 

1. Бывшие сотрудники могут вернуться спустя некоторое время

Люди увольняются по разным  причинам: не хватает возможностей для карьерного роста, неудобный график, не устраивает зарплата. Далеко не всегда причина неподходящей человеку корпоративной культуре. Именно поэтому некоторые специалисты могут вернуться в компанию спустя какое-то время. Таких людей называют «бумерангами».  

С организационной точки зрения наем на работу бывших сотрудников имеет свои преимущества. Они уже знакомы с  корпоративной культурой и ценностями. Вы понимаете, как они работают, а после возвращения они могут выполнять свои задачи еще более результативно. Исследование Workplace Trends показало, что 46% представителей поколения Y легко вернулись бы к бывшему работодателю. 

2. Бывшие сотрудники влияют на внешний бренд работодателя

Последнее впечатление, как и первое, остается в памяти надолго. У сотрудника должны остаться только положительные впечатления о первом дне работе, сотрудничестве и веселых мероприятиях, но  и об увольнении. В таком случае человек не напишет гневные комментарии на DOU, а  будет отзываться о компании положительно, повышая привлекательность бренда работодателя. 

3. Бывшие сотрудники могут стать текущими клиентами

Чтобы бывшие сотрудники могли стать лояльными клиентами, важно сохранить с ними дружеские отношения. Задумайтесь, что может быть лучше рекламы вашего бренда, чем бывшие сотрудники, которые стали клиентами компании после ухода из нее? Они станут живым доказательством вашего хорошего отношения к клиентам. 

4. Безопасность

Правильный оффбординг имеет решающее значение для безопасности данных. Если расставание было неприятным, человек может из-за гнева или отчаяния попытаться навредить компании. Например, удалить важные файлы или отправить в общий доступ базу клиентов.

Около 20% компаний сталкиваются с утечкой информации из-за бывших сотрудников. По данным исследования IS Decision, каждый третий бывший сотрудник после ухода из компании остается с доступом к системам или данным. Поэтому удивляться утечке информации не приходится. 

9 шагов к идеальному увольнению

Как сделать увольнение максимально безболезненным и для компании, и для сотрудника? Предлагаем воспользоваться алгоритмом из 9 шагов.

Шаг №1. Выразите благодарность

Очень важно благодарить людей за их работу, вклад в развитие компании, потраченное время и энергию. Кстати, благодарить нужно не только увольняющихся, но и тех, кто продолжает работать. Исследование, опубликованное в The Journal of Applied Psychology, показало, что выражение благодарности сотрудникам повышает их вовлеченность и сокращает вероятность прогулов. 

Более того, 64% недавно уволившихся отметили, что бросили работу из-за того, что не получали никакой благодарности. 

Шаг №2. Сообщите сотрудникам, что их коллега увольняется

Конечно, может возникнуть соблазн ничего не говорить остальным до тех пор, пока все детали не выяснятся, но разумнее поделиться этой информацией сразу. 

Чем дольше вы будете молчать, тем больше люди додумают сами. Чтобы избежать ненужных сплетен, топ-менеджеры и HR должны сразу информировать коллег о предстоящих изменениях. 

Шаг №3. Устройте процесс передачи дел другому сотруднику

Независимо от того, нанимаете ли вы кого-то на место человека, который увольняется или нет, важно сохранить его знания внутри компании.  Что именно следует у него узнать:

• распорядок дня и список дел;
• приоритеты в задачах;
• с кем из коллег, подрядчиков и клиентов связана работа.

Можно попросить у него документ или видео с полезными советами для того, кто придет на его место. Если его задачи можно автоматизировать или встроить в стандартные рабочие процессы – это сэкономит вам время и деньги. 

Если у того, кто приходит на место увольняющегося не хватает опыта и знаний, попросите специалиста поделиться знаниями перед уходом. Таким образом вы не только лишите себя забот с обучением, но и повысите ценность сотрудника, который уходит. 

Шаг №4. Проследить за вещами, принадлежащими компании

Это практическая часть процесса увольнения сотрудника. Не забудьте попросить сдать вещи, которые принадлежат компании: служебная машина, телефон, ноутбук, ключи, кредитные карты и прочее. Это кажется очевидным, но многие компании забывают об этом и терпят убытки. 

Шаг №5. Закройте доступ к системам и данным  

Закройте доступ сотрудника к электронной почте, CRM-системам, внутренним платформам и другим конфиденциальным источникам, чтобы избежать утечки данных. 

Шаг №6. Проведите Exit Interview

Правильно проведенное Exit Interview может предоставить вам большое количество полезной информации. Люди могут рассказать свое мнение насчет работы в компании, посоветовать улучшения, обозначить ваши сильные и слабые стороны. 

Относитесь к Exit Interview серьезно, ведь от того, как вы его проведете, будет зависеть последнее впечатление человека. 

Список вопросов, которые можно задать на Exit Interview:

• Нравились ли вам ваши задачи?
• Насколько комфортным было рабочее место?
• Нравилась ли атмосфера в коллективе и рабочие процессы?
• Что, по вашему мнению, можно улучшить в компании?
• Комфортно ли было работать с руководителем и как бы вы оценили его работу?
• Готовы ли вы в будущем рассматривать возвращение в компанию? На каких условиях?
• Сможем ли оставаться на связи и каким образом?

Шаг №7. Обновите информацию во внутренних системах

Чтобы избежать внутренних неразберих в компании после увольнения сотрудника, стоит сразу же обновить информацию в системе.

Если на его место уже наняли нового специалиста, укажите его данные: имя, фамилию, номер телефона.

Шаг №8. Не забывайте о заработной плате

В это трудно поверить, но точно также, как некоторые компании забывают забрать у сотрудников технику, закрыть им доступ к системе, другие забывают о данных в бухгалтерии и платежных системах для выплаты зарплаты. Проследите за этим, чтобы не платить не работающему у вас сотруднику. 

Шаг №9. Оставайтесь на связи

Представьте, что вы поддерживаете отношения со старым другом, с которым время от времени переписываетесь, интересуетесь делами. 

Оставаться на связи с бывшим сотрудником можно через кадровый резерв или закрытую группу, в которую можно сбрасывать последние новости компании, вакансии.

Кроме того, вам может понадобится помощь уволившегося в решении какой-то задачи. Поэтому не сжигайте мосты. 

Инструменты, которые упростят процесс оффбординга

Специальный софт может помочь структурировать процесс увольнения сотрудника и тратить на это в разы меньше времени.

 Trello

Оптимальный вариант для компаний, у которых нет большого бюджета на внедрение дорогостоящего ПО. Платформа в первую очередь известна как приложение для управления совместными проектами, но ее можно использовать для создания шаблона увольнения. 

Click Boarding

В софте есть уникальные решения для адаптации и увольнения. В приложении можно поддерживать связь с новыми и бывшими сотрудниками, добавлять фирменный контент, создавать документы, наблюдать за прогрессом специалистов. 

Hurma System

Комплексный софт для автоматизации рекрутинга, HR и OKR упрощает процесс оффбординга сотрудников. В системе можно быстро создавать Exit Interview, смотреть статистику по текучести кадров, проводить опросы и прогнозировать увольнение сотрудников. 

Чек-лист: правильный оффбординг

Облегчить увольнение 

Структуризация процесса увольнения может избавить и сотрудника, и HR-а, и руководителя от множества хлопот и лишнего стресса. Правильно проведенный оффбординг оставит как у сотрудника, так и у вас только хорошие впечатления о совместном сотрудничестве. 

По материалам AIHR Academy. Перевела и адаптировала команда Hurma.

• Чек-лист